10 welzijnsscan-tips: Onthul écht relevante informatie voor je actieplan

Ik vervoegde onlangs The Circle of Wellbeing als freelance Research Partner en expert medewerkersbevragingen. Ik ben blij mijn passie voor bedrijfsonderzoek naar welzijn op het werk op deze manier ook voor hen te kunnen inzetten door hun klanten te begeleiden naar goede scans.

Maar wat is dat nu een goede & wetenschappelijk onderbouwde scan? En wat is de relevantie hiervan voor het beter onthullen en inspelen op wat écht leeft onder je mensen, zodat je ze gemotiveerd aan boord kan houden?

Je onderzoeksopzet maakt écht een verschil, doordat:

het een medewerkersengagement en veranderingsproces in werking zet in het bedrijf,
je door waarheidsgetrouwe diepte-informatie te onthullen, vervolgens de juiste adviezen kan geven en in acties omzetten
& op die manier je medewerkers gemotiveerd en gezond aan boord kan houden.

Wat vind je in dit artikel?

hoe je een wetenschappelijk onderbouwd goed onderzoek voert
hoe je mensen mee aan boord krijgt, en betrokken medewerkers creëert
klanten getuigenissen die de meerwaarde hiervan illustreren

1. Triangulatie

Wat is het belang van triangulatie* om te zorgen dat je onderzoek iets relevants naar boven brengt die écht leeft onder de mensen, en dat je advies bijgevolg relevant is en een verschil zal maken (indien opgevolgd)?

Triangulatie is een wetenschappelijke manier om onderzoek uit te voeren die wetenschappelijk onderbouwd is, in de zin dat het valide is en dat je effectief meet wat je beoogt te meten. Je wil dus bv. welzijn meten en weten wat dit in de weg zit of waar je als HR op moet letten om de mensen gemotiveerd aan boord te houden. Je wil de ruis die ook altijd naar voor komt in een onderzoek reduceren, zodat je er de essentie kan uithalen.

Je wil bv. niet dat iemand in een interview of focusgroep bepaalde zaken sterk naar voor brengt, die uiteindelijk enorm verkleurd zijn of niet relevant of typerend zijn voor de organisatie zelf (omdat ze bv. persoons- of situatiegebonden zijn of niet waarheidsgetrouw vanuit een totaalperspectief).

Hoe doe je dit? Door uit meerdere bronnen data te verzamelen:

Kwantitatief onderzoek: zo kan je een vragenlijst afnemen waaruit cijfermatige data ontstaat, die een helder overzicht schept over welke factoren van welzijn hoog of laag scoren of hoe bepaalde groepen (bv. afdelingen) scoren op bepaalde facetten van welzijn
Kwalitatief onderzoek: je kan ook interviews of focusgroepen afnemen waarin je met mensen in gesprek gaat om meer te leren over hun welzijn op het werk of hun perspectief op organisatiegebonden factoren (bv. hoeveel duidelijkheid is er over wie wat doet en waarom, hoe goed werkt iedereen samen, ...?)
Meerdere onderzoekers (bv. 2 mensen nemen de interviews af, of er is toch tenminste een sparring partner achter de schermen met wie je verschillende standpunten kan innemen op de data of adviezen): op die manier voorkom je dat 1 blik inkleurt of beperkt
Observatie: in het bedrijf aanwezig zijn om te leren hoe men omgaat met elkaar, wat de cultuur is, hoe men zaken doet, …
Desk onderzoek: documenten bv. powerpoint presentaties, rapporten, brochures etc doornemen om te leren hoe het bedrijf werkt en in elkaar zit

*Deze term verwijst naar “driehoeksmeting” maar het kan hierbij, zoals ik aangeef, om meer dan drie elementen gaan die je combineert om je meting te verbeteren.

Wat zijn verdere factoren om rekening mee te houden om écht een verschil te kunnen maken op de werkvloer als je een onderzoek wil doen?

2. Meerdere onderzoekers

Het belang van meerdere onderzoekers op een project die ervaren of senior zijn -dit kan front-office of back-office zijn (met dit laatste bedoel ik dat er op kleine projecten 1 onderzoeker kan zijn die ter plekke gaat, maar wel de bevindingen overlegt met een collega uit het onderzoeksteam, en zeker voor het opstellen van het adviesrapport/actieplan).
Ruime (bedrijfs/onderzoeks)ervaring van de onderzoeker/consultant kan een meerwaarde zijn in de voorkennis die helpt elementen interpreteren of linken waarover deelnemers vertellen.

>> Hieraan gekoppeld is het volgende punt van tel:

3. Ondersteuning bij het actieplan

Ondersteuning bij implementatie van acties uit het actieplan die obv de scan geformuleerd wordt, is belangrijk. Daarvoor heb je idealiter mensen nodig in je team die van bij het begin van het project betrokken zijn. Op die manier heeft de consultant die helpt acties implementeren (of een medewerkersprobleem oplossen/ of een workshop geven/ of een cultuurveranderingsproces leiden/…) reeds al de voorkennis van tijdens het onderzoek. Op die manier is deze persoon reeds helemaal ingewerkt in de cultuur en wat er leeft onder de medewerkers.

Zoals een klant het verwoordt: de kracht zit hem in:

“voldoende ondersteuning bieden om de verbeterpunten om te zetten in actiepunten en deze ook te helpen realiseren. …. gaan voor de totaaloplossing.”

4. Semigestructureerde interviews en focusgroepen

Semigestructureerde interviews en focusgroepen verzekeren dat er een bepaalde logica en structuur wordt gevolgd bij het verzamelen van informatie. Dit is zeker nuttig als er meerdere onderzoekers op het project zijn. Bv. dat men gelijkaardige vragen heeft gesteld in een interview.

Semigestructureerd houdt in dat er voldoende ruimte is om de deelnemer te volgen in zijn gedachtegang tijdens het gesprek in nieuwe onderwerpen die kunnen ontstaan. Het verzekert echter ook dat focusgroepen geen klaagzang kunnen worden, door bv. 1 negatieve deelnemer. Er wordt bv. bij het begin vastgesteld dat er bij teveel afwijking van de topic, iemand kan genudged worden om terug op topic te komen.

5. Creatieve methodes

Creatieve methodes in focusgroepen en interviews activeren meerdere delen van het brein, houden mensen in een staat van "ontspannen aandachtig zijn", zodat men actiever deelneemt en mogelijks aan meer zaken denkt die relevant zijn.

Dit alles is belangrijk om te detecteren wat er écht leeft. Vaak moeten mensen namelijk “ontdooien” vooraleer ze écht delen wat er speelt op een dieper niveau, waar je dan vaak de meeste relevante info uithaalt. Creatieve methodes zijn dan ook goeie manier om het "licht" te houden en een gesprek niet te zwaar of beladen te maken.

Laat mensen bv. eens een kaart kiezen met een afbeelding waarvan zij vinden dat dit “welzijn in hun organisatie” het meest typeert en laat hen een verhaal vertellen daarover.

7. Ontlasting van zorgen tijdens en na de scan

Door strategische ondersteuning aan te bieden na de afname van de scan, wordt HR ontlast én begeleid inzake hoe problemen aan te pakken of doelstellingen te realiseren uit het actieplan na de scan.

Maar ook tijdens een scan, is het vaak een enorme opluchting voor de klant dat ons Wenite vragenlijst-platform, een volledig geautomatiseerde rapportage aanbiedt voor de klant, waar zij zelf in kunnen bladeren.

Bij bedrijven waar veel problemen zijn, bv. conflict en spanningen, verloop, turbulentie (veel wijzigingen van buitenaf of binnenuit), kan er bovendien de behoefte zijn om (in de woorden van een klant) “de open en vertrouwelijke conversaties de meest positieve ervaring” te maken tijdens een scan.

Hieruit blijkt het belang van goede communicatie en een klankbord voor HR/directie tijdens het project.

8. Stel acties: zelfs al zijn ze klein

Erg belangrijk is dat mensen het gevoel hebben gehoord te worden. Dit is een basis menselijke behoefte. Door daaraan te voldoen, in combinatie met mensen het gevoel te geven dat er echt iets met die informatie zal gebeuren, die ze jou toevertrouwen, creëert engagement en motivatie. Dit zijn skills van ons als onderzoeker, om dat vertrouwen te genereren. Te vaak zijn mensen namelijk overbevraagd en geloven ze niet meer dat het ertoe doet om “weer een scan” te doen, of dat er nooit iets zal veranderen.

Verder komt het aan op jouw manier van communiceren met je mensen (omtrent de opzet van de scan), alsook dat het hoger management erbij betrokken is of toch tenminste toont erachter te staan en zich eraan te verbinden. Op die manier kan heel dat proces van een scan afnemen al een veranderingsproces op zich in gang zetten.

Na het onderzoek komt het er dan echt op aan dat je als bedrijf toont het vertrouwen van de mensen te verdienen en met de actiepunten aan de slag gaat.

Hierbij is het essentieel dat er tenminste kleine zaken regelmatig veranderen, en dat dit ook duidelijk gecommuniceerd wordt.

Dat mensen de link zien tussen wat ze delen in de scan, de resultaten eruit, de actieplannen, en kleine stappen in het realiseren van die acties.

Het telt dus dat men het gevoel heeft dat het ertoe doet wat ze delen, dat de leiding probeert ermee aan de slag te gaan, en dat er verbeterruimte is.

9. Frequent bevragen

Werkveerkracht of welzijn schommelt afhankelijk van de omstandigheden. Dus als je daar als bedrijf een heldere kijk op wil hebben, dien je frequent te bevragen.

Wat zijn andere redenen om frequent te bevragen i.p.v. maar één keer per jaar of zelfs per vijf jaar?

Men wil gehoord worden en zien dat er iets mee gebeurt. Vaak gaan bedrijfsacties niet snel of duidelijk/groot genoeg voor de mensen, dus dan blijven ze zitten met bv. teleurstelling etc. Dat willen ze opnieuw kunnen uitdrukken.
Daarnaast komen er elke week wel mogelijke nieuwe elementen bij op het werk, die enerzijds zorgen dat mensen zich ergens niet goed over voelen, of dat datgene wat ze willen om gemotiveerd aan boord te blijven, verandert. Om naar wisselingen in de welzijnservaring te polsen, kan je met pulse-bevragingen, kort en regelmatig gaan bevragen.
Voer een bevraging uit als er fundamentele wijzigingen zijn. Bv. een wissel in de leidinggevende, veranderingsproces in het bedrijf, spanning wegens iemand uitgevallen in het team en meer werk)
Als je maar 1x/5jaar een verplichte psychosociale risico-analyse doet, dan heb je een foto van één moment. Maar dit kan zes maanden later reeds fundamenteel veranderd kan zijn op bepaalde vlakken, op een manier die impactvol is voor de acties die jij aan het uitvoeren bent ondertussen.

Dus info van een tussentijdse scan wil je toch tenminste jaarlijks hebben om je acties bij te stellen en te zien wat nog of het meest relevant is.

10. In-depth onderzoek

Voor in-depth onderzoek is kwalitatief onderzoek essentieel (interviews/focusgroepen), alsook een procesaanpak. Je hebt gesprekken met de mensen en beschrijvende informatie nodig van de mensen, om de informatie uit een vragenlijst te kaderen.

Hiernaast kan je eveneens moeilijke onderwerpen moeilijk of niet aankaarten in een vragenlijst, en alvast niet in de diepte onthullen wat écht speelt of wat dan de oplossingen of nodige acties zijn (bv. betreffende pesten op het werk).

Welke stappen zitten in dergelijke procesaanpak?

voorbereiding
grondige communicatie
bevraging: kwalitatief & kwantitatief
tussentijdse feedback directie
feedbackgroepen voor personeel om acties op te vragen
finale presentatie resultaten @ directie
bespreking actieplan
advies en ondersteuning bij uitvoering acties

Indien dergelijke in-depth onderbouw gevolgd wordt, dan krijg je effectief resultaat, waarvan een klant getuigt een jaar na de afname van de scan, (grotere KMO ca 100 mw, productiebedrijf):

"Onze organisatie is in een jaar tijd heel positief gekanteld sinds de resultaten van de scan. Deze heeft ons geholpen om de pijnpunten naar boven te brengen en om focus te leggen op de juiste dingen aanpakken ipv. losse activiteiten te ondernemen, waarmee we voorheen niet het mooie resultaat zouden bereikt hebben zoals nu.

De combinatie van enerzijds de scan, die feedback terugkoppelde vanop de werkvloer, en anderzijds het advies, heeft ons geholpen om onze mensen nu te laten weten waarmee we bezig zijn, ook al zijn het projecten die nog achter de schermen plaatsvinden.

We hebben door en na de scan een belofte naar de werkvloer gemaakt. Voor het eerst kunnen we dit zichtbaar inlossen doordat mensen nu zien wat we doen, terwijl het voorheen geen loze woorden waren, maar dit wel ontransparant bleef. Mensen hebben behoefte aan transparante communicatie.

Alles staat of valt met hoeveel tijd, energie en budget die je in de scan en oplossingen wil steken als organisatie. Echter merken wij dat de energie, die we vroeger kwijt waren aan frustraties en problemen oplossen, nu gebruikt kan worden om transparant te communiceren naar de mensen.

We zijn niet perfect als organisatie, maar ik heb het gevoel dat de mensen wel tevreden zijn nu. Er is heel veel aangepakt geweest sinds de scan. De scan is een tool waarmee je ziet op de vloer wat er goed en minder goed loopt. De stoorelementen zijn er nu uit. Nu vinden mensen makkelijk de weg naar ons en de leidinggevenden. We zitten nu ook met de goede equipe, die graag werken en willen werken en zich inzetten. We zijn bovendien heel efficiënt geworden."